Inwestor zastępczy zastępuje podczas budowy domu inwestora bezpośredniego, przejmując jego obowiązki oraz wykonując w jego imieniu określone czynności. Korzystając z usług podmiotu specjalizującego się w zastępstwie inwestycyjnym, zaoszczędzić można sporo czasu i pieniędzy. Pomoc inwestora zastępczego przyczynia się do sprawniejszej realizacji prac budowlanych, ponieważ zwykle posiada on dużo większe doświadczenie w prowadzeniu inwestycji.
Inwestorem zastępczym może być zarówno osoba fizyczna, jak i firma działająca na zlecenie inwestora bezpośredniego. Występuje w jego imieniu wobec władz administracyjnych oraz osób trzecich, a po podpisaniu osobnej umowy może również stać się wykonawcą robót budowlanych. Inwestor bezpośredni nie musi oczywiście przekazywać swojemu zastępcy wszystkich obowiązków, a tym samym ma możliwość pozostawienia niektórych zadań dla siebie. Inwestor zastępczy powinien w skuteczny sposób wykonywać swoje zobowiązania, które zapewnią osiągnięcie celu – czyli pomyślne zrealizowanie inwestycji. Przysługuje mu w tym zakresie dokonywanie różnych wydatków, jednak tylko tych uznawanych za konieczne i użyteczne.
Skorzystanie z usług inwestora zastępczego może być bardzo wygodną formą prowadzenia inwestycji. Rozwiązanie to przydaje się zwłaszcza wówczas, gdy inwestor bezpośredni nie posiada doświadczenia i odpowiedniej wiedzy na temat procesu budowlanego. Inwestor zastępczy polecany jest także w przypadku braku czasu na to, aby efektywnie kontrolować przebieg budowy. Wszystkie czynności podejmowane są przez zastępcę na ryzyko inwestora zlecającego, który to rozliczany jest z ciążących na nim obowiązków. Z tego względu zatrudnienie inwestora zastępczego należy dokładnie przemyśleć. Z jego usług można jednak skorzystać na dowolnym etapie budowy domu, dzięki czemu nie musi być obecny od samego początku.
Po podpisaniu umowy, inwestor zastępczy w porozumieniu z inwestorem bezpośrednim współuczestniczy w procesie budowy domu. Do jego obowiązków należy kompletowanie wymaganej dokumentacji, a także informowanie inwestora bezpośredniego o przebiegu całej inwestycji. Inwestor zastępczy może pomóc na etapie uzyskiwania pozwolenia na budowę, a także reprezentować inwestora bezpośredniego w prowadzeniu prac budowlanych oraz w postępowaniu administracyjnym. Zatrudniony specjalista musi za każdym razem otrzymać zgodę na zmianę określonego sposobu czynności objętych umową dotyczącą zastępstwa inwestycyjnego, a także zmianę formy wykonywania danej inwestycji ustalonej w dokumentacji projektowej. Inwestor zastępczy może zażądać zwrotu wydatków poczynionych celem właściwego wykonania umowy, a po zakończeniu budowy przekazuje inwestorowi bezpośredniemu niezbędną dokumentację.
Inwestor zastępczy podpisuje z inwestorem bezpośrednim umowę o zastępstwo inwestycyjne, która powinna zawierać szczegółowo określony zakres wykonywanych czynności. W ten sposób obie strony chronione są prawnie, dzięki czemu mogą uniknąć ewentualnych sporów. Kwestia umowy pozostaje istotna również dlatego, że w obowiązującym akcie prawnym nie ma żadnych opisów dotyczących obowiązków inwestora zastępczego – definicja tego podmiotu jest bardzo ogólna, przez co nie wystarcza do jednoznacznej interpretacji praw i obowiązków stron zawartych w treści umowy o zastępstwo inwestycyjne. Według Polskiej Normy umowa taka nie jest umową o wykonanie przedsięwzięcia inwestycyjnego. Z tego względu inwestor zastępczy nie ma obowiązku wykonania danego przedsięwzięcia, a jedynie zastąpienia inwestora bezpośredniego w wykonywaniu ustalonych czynności.
Inwestor zastępczy musi stosować się do wymogów zawartych w umowie o zastępstwo inwestycyjne. Nie może zatem dokonywać różnych bezużytecznych wydatków, a zwłaszcza tych przekraczających wysokość nakładów określonych w dokumentacji danej inwestycji. W przypadku niedostosowania się do tego wymogu, inwestorowi zastępczemu można zarzucić brak wymaganej staranności działania oraz nienależyte wykonanie zobowiązań. W takiej sytuacji inwestor bezpośredni ma prawo zażądać pokrycia szkód powstałych na skutek bezużytecznie wydatkowanych kwot. Inwestor zastępczy nie może również wykorzystywać powierzonych mu środków we własnym interesie, ponieważ w takim przypadku zobowiązany jest do spłacenia odsetek ustawowych inwestorowi bezpośredniemu.